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Comment prendre des notes lors d’une réunion ?

Une préparation en amont est nécessaire afin d’arriver serein(e) à votre réunion.

Pour cela, il faut que vous preniez connaissance de l’ordre du jour, des sujets qui seront abordés, de la liste des personnes qui seront présentes et des attentes de chacune. Il est important également de connaître les destinataires du compte-rendu ainsi que le format sous lequel le présenter. Cette première étape vous permettra si nécessaire de demander des précisions ou vous procurer des documents manquants.


Lors de la réunion, le maître mot est « l’écoute ».

Ecouter ce que chaque interlocuteur dit, jusqu’à la fin de son message. Il est d’usage de sous-entendre ou de supposer la fin de ce qui va être dit, nous le faisons sans nous en rendre compte. C’est la raison pour laquelle il faut être très concentré pour savoir écouter.

Une fois que la personne a fini de parler, à ce moment-là, il vous faut noter les points globaux, l’idée générale, en raison objectif, retracer simplement le message qui a été transmis. Il faut vraiment se focaliser sur l’idée principale qui est en lien avec les points à aborder lors de la réunion, ne pas surcharger d’informations parasites. Noter avec « vos » mots pour mieux vous comprendre lors de la relecture, si un point vous semble obscur, n’hésitez pas à intervenir pour demander plus d’explications. Utilisez des abréviations, des symboles (que vous maîtrisez bien), évitez de noter les articles, préférez les mots clés et mots courts. Si l’interlocuteur énonce des chiffres, des chartes, des schémas, notez simplement où vous pouvez retrouver ces informations (exemple : Projet Untel), ne perdez pas de temps et d’énergie à tout noter…


Une astuce toute simple

Elle consiste à prendre des notes uniquement en recto de chaque feuille pour ensuite facilement pouvoir mettre côte à côte des feuilles qui parleraient du même thème. Préférez donc des feuilles volantes (attention elles doivent toujours être reliées pour ne pas en perdre) que vous pouvez réunir par un trombone, une agrafe ou dans une pochette. Une autre possibilité en 2.0 reste la prise de notes directement sur votre ordinateur ou tablette. C’est à vous de voir ce qui vous est le plus aisé. Vous pouvez également vous organiser en paragraphes, en colonnes et/ou avec un code couleur, prenez les notes « comme vous les ressentez ».

Après la réunion, si possible immédiatement, reprendre vos notes pour les compléter et les affiner, vous serez aidé(e) par votre mémoire immédiate. Vous n’êtes pas seul(e) à prendre des notes, si vous avez un « trou », vous pourrez toujours demander à un autre collègue (et vice-versa évidemment).

 

Christine Rizzi
Assistante administrative
Bleu Ebène/communication digitale

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