Actualité / Evénement

    Rentrée 2021 : Les outils pour s’organiser

    Il n’y a pas qu’au nouvel an que nous pouvons commencer de nouvelles résolutions. Que vous changiez de travail ou non, chaque rentrée est une occasion d’atteindre de nouveaux objectifs, de développer de nouvelles compétences et d’améliorer l’existant. Pour la réussite de n’importe lequel de ces défis, vous aurez besoin d’organisation.

    Mais comment s’organiser ? Sachez qu’il existe un certain nombre d’outils dans quasiment tous les domaines, et qui vous feront gagner un temps considérable. Continuez de lire cet article pour les découvrir.

    Des outils pour vous organiser

    Nous l’avons rappelé, la rentrée est l’occasion de se fixer de nouveaux objectifs professionnels. Pour les atteindre, il est important de s’imposer une routine assez stricte, vous remotiver et reprendre confiance en vos rêves.

    Nous avons justement trouvé quelques outils qui vous aideront à développer certaines compétences personnelles et professionnelles :

    • Pomodone : Connaissez-vous la méthode Pomodoro ? Inventée par Francesco Cirillo et inspirée du célèbre minuteur en forme de tomates, elle consiste à espacer son temps de travail de manière assez précise. L’idée est de se focaliser durant 25 minutes sur une même tâche, puis prendre 5 minutes de pause et ainsi de suite. Vous vous en doutez, cette méthode a de nombreux bienfaits comme celui de combattre le multi-tâche et la procrastination.
      L’application reprend ce principe mais on peut y apporter des ajustements (sur la longueur des sessions par exemple). Elle peut également être liée à d’autres applications de gestion de tâches. N’hésitez pas à tester cette méthode, gratuitement si vous n’intégrez aucun autre outil, ou de 24 à 42 euros par an selon le nombre d’intégrations.

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    • Strides : Cette application mobile vous permet de suivre vos habitudes et de garder une trace de vos progrès dans la plupart des aspects de votre vie. Vous pouvez suivre tout ce que vous voulez avec Strides, de votre quantité de sommeil, à vos tâches professionnelles. Vous pourrez vous organiser et créer votre routine. Pour rester motivé et atteindre vos objectifs, il y a des barres de progression et des notifications peuvent être ajoutées. Le prix de Strides dépend de votre demande, avec un essai limité gratuit et est compatible avec la plupart des systèmes d’exploitation.

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    • Les outils de veille :
      • Netvibes : Chaque personne qui choisit Netvibes possède un dashboard personnel sur lequel sont centralisées toutes les actualités qui l’intéresse. A chaque fois qu’un réseau social ou un article est publié sur l’un de ses centres d’intérêt, il reçoit une alerte. Et vous pouvez tout afficher sur votre dashboard, de votre calendrier à vos emails en passant par votre liste de tâches. Il existe une version gratuite et une payante sur devis.

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      • Pocket : La particularité de Pocket est qu’elle permet de mettre de côté tous les articles qui vous intéressent et que vous n’avez pas le temps de lire immédiatement. Vous n’avez qu’à vous créer un compte, puis glisser votre doigt sur le sujet souhaité pour qu’il s’ajoute sur Pocket. Ces derniers seront automatiquement téléchargés ce qui vous permettra de les lire en mode hors ligne. L’application est gratuite et compatible avec tous les systèmes d’exploitation.

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      • Toggl : Pour s’organiser et gérer son temps, Toggl fait partie des incontournables. Il permet de suivre les heures de travail et donne un aperçu de la productivité et de la rentabilité. Il génère de super rapports et graphiques et peut être utilisé sur plusieurs appareils. Tout cela rend l’application très motivante. Vous pouvez utiliser la version gratuite au départ, puis opter pour les versions entre 8 et 13,35$ le mois.

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    • Les blocs-notes :
      • Evernote : Vos projets, vos tâches, vos plannings sont automatiquement synchronisés dans l’application. Vous pouvez ajouter textes, images, vidéos, audios, pdf, numérisations … et retrouvez facilement les informations grâce à de puissantes capacités de recherche.

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      • OneNote : Dans cette application Microsoft, vous pouvez créer des dossiers dans lesquels sont exposées toutes vos notes. Ces dernières peuvent bien sûr être manuscrites mais il peut également y avoir des vidéos, des images et des sons. A cela peuvent être ajoutées des couleurs, des stylets … Le tout est accessible et modifiable à tout moment.

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      • Speechnotes : Ce bloc-note en ligne est à reconnaissance vocale ce qui le rend très pratique. Chaque nouvelle note se crée sur une nouvelle page blanche, ce qui stimule la créativité. Il peut fonctionner en ligne sur Chrome par exemple complètement gratuitement.

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    • Les bases de données :
      • Sansan : L’application vous permet de centraliser les cartes de visites de vos contacts. Si vous êtes amenés à beaucoup prospecter et participer à des événements, Sansan vous fera gagner du temps et vous simplifiera la vie. Finies les nombreuses cartes de visite impossibles à retrouver ! Vous n’avez plus qu’à les scanner pour qu’elles soient enregistrées automatiquement dans votre CRM.

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      • Airtable : La plateforme Airtable a été conçue pour que vous puissiez créer et partager vos bases de données. Concrètement, elle ressemble à une feuille de calcul, à un tableur de type Excel, mais permet d’aller plus loin avec des formulaires en ligne, d’autres tableaux liés, des tableaux de suivi de paiement, etc. Les possibilités sont infinies avec Airtable ! L’application est freemium, il y a des versions jusqu’à 20$ le mois.

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    Des outils pour organiser le groupe 

    Depuis l’épidémie de Covid-19, les entreprises utilisent de nouvelles méthodes de travail, comme le télétravail. Assez controversé au début, il a pourtant fait ses preuves jusqu’à être plébiscité par les salariés et envisagé par les employeurs. Mais comment organiser le travail à distance ? Comment avancer sur des projets quand les équipes ne sont pas réunies ?

    Que vous soyez dans ce cas de figure ou non, les outils ci-dessous permettent de digitaliser la répartition des tâches, et de visualiser leur avancement :

    • Trello : Ce qui a fait le succès de Trello c'est sa facilité d’utilisation. Il simplifie la répartition des tâches, et la gestion de projet en général. Il s’inspire de la méthode Kanban basée sur le visuel et le temps-réel. Concrètement, il répertorie toutes les informations relatives à un projet dans un “Tableau”. Ceux-ci sont composés de listes en “colonnes”, qui répertorient les tâches sous forme de “cartes”. Vous pouvez créer jusqu’à 10 tableaux gratuitement ou passer à une version payante allant jusqu’à 17,50 $ le mois.

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    • Remember the milk : Ce gestionnaire de tâche est disponible en ligne. Il permet de classer les tâches en différentes catégories (cours, travail, personnel …), par niveau de priorité, et d’ajouter des échéances. Vous pouvez bien sûr partager vos listes, attribuer les tâches aux personnes que vous souhaitez et recevoir des notifications pour ne rien oublier. Il y a une version gratuite et une version payante qui vous fera atteindre d’autres fonctionnalités. 

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    • Google Agenda : Nous aurions pu classer ce nouvel agenda Google dans les outils qui permettent de vous organiser vous-même : Il permet en effet d’optimiser chacune de vos journées grâce à un planning imagé (donc plus intuitif), il est lié à vos mails (les rendez-vous sont synchronisés automatiquement) … Mais il est surtout possible de le partager avec votre équipe, afin d’organiser vos plannings ensemble. Il existe une version gratuite 14 jours puis des payantes jusqu’à 15 euros par mois.

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    • Framadate & Doodle : Nous vous conseillons d’utiliser l’une de ces deux plateformes si vous souhaitez planifier un rendez-vous d’équipe. Afin de convenir d’une date pour l’ensemble du groupe ou de créer des sondages, utilisez Framadate ou Doodle. Vous verrez que les deux sont très faciles d’utilisation et ne nécessitent pas d’inscription au préalable.

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    Pour conclure, pour une rentrée zen et pour reprendre le rythme facilement après les vacances, misez tout sur l’organisation. Pour améliorer votre quotidien au travail et apprendre à travailler avec les autres plus sereinement, utilisez les outils à votre disposition.

    Alors, quels outils utilisez-vous ? Lesquels sont vos préférés ? Nous serions ravis de lire vos commentaires !

     

     

     

    Elise Bleu EbeneLes experts de cet article :


    Elise Rocchesani
    Digital Manager
    Bleu Ebène

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

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