Actualité / Evénement

    Visioconférences : comment les orchestrer et quels outils utiliser ?

    Durant ce reconfinement, la règle pour les employeurs est de généraliser le télétravail. Pour les employés, il s’agit d’effectuer leur activité professionnelle à distance des locaux de l’entreprise. Bien que bon nombre d’entre elles ne nécessitent pas d’interactions, il est parfois essentiel de communiquer comme lors de réunions.

    Alors, quels sont les outils les plus efficaces pour les organiser ? Et comment faire pour les mener à bien et les orchestrer ? Réponses de nos experts.

    Vidéoconférence, Visioconférence ou Conf call ?

    « Vidéoconférence » et « visioconférence » sont deux termes synonymes tirés de l’anglais « Videoconferencing ». On notera tout de même que le terme visioconférence est légèrement plus utilisé car plus « moderne » que celui de « vidéoconférence »

    On les utilise pour évoquer la possibilité pour plusieurs personnes de communiquer en même temps, depuis des lieux différents, à la fois en audio et en vidéo. Certaines de ces plateformes permettent même le partage de document ou d’écran avec tous les membres connectés. Vous pouvez utiliser ces solutions pour différents types de réunion :
    - Les brainstormings
    - Les réunions d’informations
    - Les interviews de groupe
    - Les réunions d’échange
    - Les réunions de lancement
    - Les réunions de prise de décision, etc.

    « Conf call » correspond quant à lui à une réunion téléphonique. Ces dernières années, les réunions permettant de voir le visage de ses correspondants ont été largement privilégiées car elles permettent de faire passer la « communication non verbale » et de partager des documents visuels par exemple.

    Nos 8 outils sélectionnés pour vous :

    OUTILS

    FONCTIONNALITES

    VERSION GRATUITE 

    VERSION(S) PAYANTE(S)

    Sécurité des données ;
    Possibilité de :
    - Partage du bureau ou d’application,
    - Enregistrer des meetings en MP4 ou M4A,
    - Prendre le contrôle de l’ordinateur d’un des participants,
    - Rejoindre une réunion par téléphone

    Limite de 40 minutes et de 40 personnes pour les réunions de groupe ;
    Utilisation illimitée pour réunion à 2

    Trois formules comme la formule Pro (à partir de 13,99€/mois) : jusqu’à 100 participants ;
    Possibilité d’enregistrer les réunions sur un stockage en ligne ;
    Créer des emails personnalisés pour les invitations ;
    Convertir les réunions en transcrits

    Propose un matériel pour équiper les salles de réunion

    Possibilité de :
    - Visioconférences jusqu’à 50 personnes
    - Partager son écran
    - Flouter son arrière-plan
    - Enregistrer un appel (pendant 30 jours)
    - Ajouter des sous-titres en direct

    Créer un compte Skype est gratuit

    Disponible sur ordinateur et mobile, solution rapide, simple et efficace

    Google Hangouts : Version gratuite
    Permet de créer des conversations jusqu’à 150 personnes et des visioconférences jusqu’à 10 personnes

    Google Hangouts Meet : outil de visioconférence inclus avec GSuite (suite d’outils bureautique payante de Google)
    Google Hangouts Chat : La plateforme de messagerie conçue pour les équipes qui va également avec GSuite

    Pas seulement un logiciel de visioconférence mais aussi une plateforme de collaboration avec :
    -Un système de messagerie
    - Un stockage et l’échange de fichiers
    - La collaboration en temps réel sur des documents Office

    La visioconférence est assez limitée

    Prix à partir de 4,20€/mois :
    - Possibilité de programmer et enregistrer les réunions
    - Réunions avec maximum 250 personnes

    GoToMeeting

    Fonctionne bien sur Mobile
    Sécurité avancée
    Partage audio, vidéo et écran

    Essai gratuit de 14 jours donnant accès à des visioconférences rapides et efficaces jusqu’à 250 personnes

    3 formules :
    - Professionnal (12,50€/mois) : meeting jusqu’à 150 personnes
    - Business (17€/mois) : jusqu’à 250 participants + prendre contrôle d’un ordinateur à distance + fonctionnalité prises de notes …
    - Pour les grandes entreprises (prix sur demande) : jusqu’à 3000 participants
    Propose un matériel pour équiper les salles de réunion

    Réunions en ligne pour collaborer mais aussi classes en ligne via Adobe Connect Learning et des Webinars via Adobe Connect Webinars

    Selon le forfait choisi (à partir de 46€/mois) :
    - Entre 25 et 100 participants, partage d’écran
    - Utilisation d’un tableau blanc
    - Partage de fichiers
    - Enregistrement
    - Montage
    - Republication des réunions en ligne
    - Chat
    - Option de rapports avancés

    Bonne qualité audio et vidéo
    Solution sécurisée

    Outil Open-Source : 100% gratuit

    Très bonne qualité vidéo (HD), son très précis avec la technologie Dobly Voice

    Essai Gratuit

    Prix à partir de 14,92€/mois pour l’entrée de gamme : visioconférences jusqu’à 50 utilisateurs
    Propose du matériel pour équiper les salles de réunion

    Nos conseils pour des visioconférences réussies

    Tout d’abord, vous devez savoir que durant cette deuxième vague épidémique, de nombreuses entreprises utilisent ces plateformes. Ainsi, il se peut que la connexion soit saccadée ou pixellisée d’autant plus que ce type de vidéo est assez lourd.

    Si cela vous arrive, vous pouvez tester une autre plateforme si vous en avez la possibilité. Mais globalement, une bonne solution est de contrôler la rapidité de votre connexion internet et de votre antenne wifi et de vous rapprocher au maximum de votre borne pour avoir la meilleure connexion possible.

    Pour que vos visioconférences se déroulent le mieux possible, essayez de proposer une image et un son clair à vos correspondants. Nous vous conseillons donc de vous placer dans une pièce lumineuse, à bonne distance et à bonne hauteur de votre caméra. Dans de nombreuses plateformes, plusieurs paramètres s’offrent à vous comme celui de flouter l’espace autour et derrière vous. Et pour améliorer la qualité de votre son, une excellente solution est celle de porter des écouteurs. De plus, pour éviter une connexion saccadée et de déranger vos interlocuteurs dans le cas d’une pièce trop bruyante, vous pouvez couper votre micro, voire votre vidéo quand vous n’avez pas besoin d’intervenir.

    Pour conclure, une visioconférence est une très bonne solution pour continuer d’interagir avec vos collaborateurs, collègues, etc. Pour la réussir, une bonne connexion, une image qualitative et un son clair sont de rigueur. Profitez de nos astuces et des outils que nous vous avons sélectionné pour poursuivre le mieux possible vos activités !

    Elise Bleu EbeneLes experts de cet article :

    Elise Rocchesani
    Digital Manager
    Bleu Ebène

     

     

     

    bleu ebene blanc

    Collectif d'indépendants dédié à la communication d'entreprise

    WEB | GRAPHIC | PRINT

     

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